L’agence AJO attache une importance particulière à la protection des données personnelles qui lui sont confiées. La présente politique décrit les traitements mis en œuvre par la société Agence Joël Ohayon, responsable de traitement au sens du règlement (UE) 2016/679 dit règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
1. Responsable de traitement
Le responsable de traitement est la société Agence Joël Ohayon, domiciliée au 12 rue François-Xavier Richter, 67000 Strasbourg. L’agence peut être contacté par courriel à l'adresse contact@ajo.fr ou par téléphone au 03 88 45 31 17.
2. Finalités des traitements
Les données collectées par l’agence sont traitées pour les finalités suivantes.
- Gestion des mandats de vente, d'achat, de location et de gestion locative : instruction des dossiers, rédaction des compromis, suivi des signatures notariées et de la remise des clés.
- Réponse aux demandes entrantes reçues via les formulaires du site, par courriel ou par téléphone. Les informations communiquées servent exclusivement à apporter une réponse à la demande formulée.
- Instruction des candidatures à la location, conformément à la liste limitative de pièces justificatives fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015.
- Respect des obligations légales et réglementaires de l’agence, notamment en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme au titre des articles L. 561-1 et suivants du Code monétaire et financier.
L’agence ne pratique aucune prospection commerciale non sollicitée. Aucune donnée n'est utilisée à des fins de démarchage vers des personnes qui n'ont pas elles-mêmes initié un échange avec l’agence.
3. Base légale des traitements
Les traitements reposent selon les cas sur l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (article 6 paragraphe 1 b du RGPD), sur le respect d'une obligation légale à laquelle l’agence est soumise (article 6 paragraphe 1 c) ou sur l'intérêt légitime de l’agence à tenir à jour son fichier clients et à répondre aux demandes reçues (article 6 paragraphe 1 f).
4. Données collectées
L’agence collecte uniquement les données strictement nécessaires à la finalité poursuivie : état civil, coordonnées postales et électroniques, numéro de téléphone, informations relatives au bien concerné, éléments financiers utiles à l'instruction des dossiers et, pour les candidats locataires, les pièces justificatives fixées par décret.
5. Durée de conservation
Les données relatives à un mandat ou à une transaction sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées en base intermédiaire pour les durées légales applicables, notamment 5 ans au titre des obligations comptables et 10 ans au titre des obligations de lutte contre le blanchiment.
Les données issues de prospects ou de candidats n'ayant pas donné suite sont conservées 3 ans à compter du dernier contact, puis supprimées.
6. Destinataires des données
Les données sont traitées exclusivement par les collaborateurs habilités de l’agence. Elles peuvent être communiquées, dans la limite de ce qui est strictement nécessaire à la finalité poursuivie, aux destinataires suivants :
- notaires chargés de la rédaction des actes authentiques et, le cas échéant, du règlement de la vente ;
- huissiers de justice et avocats en cas de contentieux portant sur un mandat ou un bail ;
- experts-comptables et commissaires aux comptes de l’agence, dans le cadre de leurs missions légales ;
- hébergeur du site (Vercel Inc.) et prestataire de mesure d'audience anonymisée, pour les données techniques strictement nécessaires au fonctionnement du site.
Aucune donnée n'est vendue, louée ou échangée avec des tiers à des fins commerciales.
7. Transferts hors Union européenne
Les données techniques transitant par l'hébergeur du site peuvent être traitées en dehors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne le 4 juin 2021, qui garantissent un niveau de protection adéquat.
8. Exercice des droits
Toute personne dont les données sont traitées par l’agence dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité prévus par les articles 15 à 22 du RGPD. Elle peut également définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.
Ces droits s'exercent par courriel à l'adresse contact@ajo.fr ou par courrier postal adressé à l’agence, en précisant l'objet de la demande et en justifiant de son identité. Une réponse est apportée dans un délai maximum d'un mois.
En cas de désaccord persistant, toute personne concernée peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, site internet cnil.fr.
9. Sécurité
L’agence met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données traitées contre la destruction, la perte, l'altération ou la divulgation non autorisée, notamment par le chiffrement des échanges électroniques, la sécurisation des accès et la limitation des habilitations aux seules personnes qui en ont besoin.
10. Cookies
Les traceurs déposés sur le site et les modalités de consentement sont décrits dans la politique de cookies.